Lo scarto d’archivio è l'operazione mediante la quale si provvede all’eliminazione dei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e che, nello stesso tempo, si ritengono privi di interesse quali fonti per la ricostruzione storica. La periodica eliminazione di tali documenti è funzionale a una ordinata gestione dell'archivio e permette di garantire la conservazione ottimale di quanto si ritiene investito di valore permanente. Lo scarto costituisce inoltre il risultato di un’operazione di notevole rilevanza culturale, ovvero la selezione di quelle fonti documentarie che la nostra epoca ritiene di tramandare alle generazioni future per consentire una migliore conoscenza di sé.
Per una pratica ordinata dello scarto, ogni soggetto di natura pubblica si deve dotare di uno strumento operativo denominato "Piano di conservazione" o anche "Massimario di selezione e scarto", come disposto dall'art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".
Il Piano di conservazione, redatto in stretta relazione con il Titolario di classificazione, riporta, accanto alle singole tipologie documentarie prodotte da ciascun ente nel corso della propria attività, i relativi tempi di conservazione. La funzione dello strumento è di stabilire dei criteri il più possibile condivisi da applicare durante la fase di individuazione dei documenti da eliminare, evitando così il rischio di scelte incoerenti e arbitrarie.
Sono disponibili sul sito della Soprintendenza i Piani di conservazione elaborati per alcune tipologie di archivi pubblici:
• archivi comunali;
• archivi regionali;
• archivi di aziende sanitarie e ospedaliere;
• archivi delle camere di commercio;
• archivi degli istituti di previdenza;
• archivi di istituzioni scolastiche;
• archivi delle università
altri ancora sono reperibili in rete.
Poiché la valutazione della documentazione da scartare è un'operazione dagli effetti irreversibili, essa deve essere ispirata a criteri di massima prudenza e prevedere l’intervento di personale dotato di solide competenze archivistiche.
La procedura di autorizzazione allo scarto
Lo scarto di documenti degli archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale, ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall'art. 21, comma 1, lettera d).
L'ente che propone lo scarto deve inviare alla Soprintendenza archivistica un atto formale con la richiesta di autorizzazione allo scarto di atti d’archivio, accompagnata da un elenco dettagliato della documentazione che intende eliminare:
L’elenco deve contenere almeno i seguenti dati:
• tipologia dei documenti da scartare e relativo indice di classificazione; per una chiara individuazione delle tipologie documentarie è consigliabile utilizzare, laddove possibile, la terminologia impiegata nel Piano di conservazione di riferimento; inoltre, per ciascuna tipologia individuata:
• estremi cronologici della documentazione;
• numero dei pezzi, da quantificare in buste, registri, scatole, metri lineari etc.;
• motivazione della proposta di scarto.
Dopo un attento esame, che comprende il raffronto con le indicazioni del Piano di conservazione, la Soprintendenza può autorizzare la distruzione integrale o parziale dei documenti indicati nell’elenco, ovvero respingere la richiesta sulla base di motivazioni che verrebbero di volta in volta esposte.
I termini del procedimento sono di 60 giorni dalla ricezione della proposta, fatte salve eventuali richieste di ulteriori informazioni circa i materiali che si intendono scartare, che sospenderebbero la decorrenza del termine. Nel proprio interesse, è consigliabile che i richiedenti inviino l’istanza per posta raccomandata con avviso di ricevimento o per posta elettronica certificata.
Non è in nessun caso applicabile la norma del silenzio-assenso (Legge n. 241/1990, art. 20, c. 4).
Qualora l'autorizzazione venga rilasciata, l'ente interessato dovrà consegnare la documentazione da eliminare - ai sensi dell’art. 8 del d.p.r. 8 gennaio 2001, n. 37 ("Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto"), ribadito anche dalla Direzione generale per gli archivi con lettera circolare 8 mar. 2007, n. 5 – a una ditta specializzata, alla Croce Rossa Italiana o ad altre organizzazioni che ne garantiscano in modo certo la distruzione. Particolare attenzione dovrà essere posta ai documenti contenenti dati sensibili, che dovranno essere salvaguardati ai sensi della vigente normativa sulla privacy e dei quali si dovrà evitare ogni possibile uso improprio.
Il verbale di avvenuta distruzione dei documenti, rilasciato dal soggetto a ciò incaricato, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
L’autorizzazione allo scarto di documentazione in formato digitale potrà essere rilasciata, sempre nel rispetto dei tempi minimi di conservazione previsti dal massimario di conservazione e scarto, con le
stesse modalità previste per la documentazione su supporto cartaceo, specificando nell'elenco di scarto la natura digitale della documentazione stessa.