Soprintendenza Archivistica della Sardegna

Nuove disposizioni sullo spostamento dei beni archivistici

La Direzione generale Archivi, con la circolare n. 28 del 7 agosto 2026, ha fornito indicazioni interpretative e applicative sulle modifiche apportate dalla legge 17 marzo 2026, n. 40, all’articolo 21 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio.

A seguito delle modifiche normative, qualsiasi spostamento di beni archivistici deve essere preventivamente denunciato alla Soprintendenza competente, anche quando non sia connesso al mutamento della sede del soggetto proprietario o detentore, utilizzando il modulo scaricabile.

La denuncia deve contenere le informazioni necessarie a valutare:

• la natura, la consistenza e gli estremi cronologici della documentazione;
• le motivazioni e l’eventuale carattere temporaneo o urgente dello spostamento;
• l’idoneità, la sicurezza e le condizioni conservative dei locali di destinazione;
• le modalità di movimentazione e trasporto;
• l’eventuale esposizione dei locali al rischio idraulico o di esondazione.

Entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, la Soprintendenza può richiedere documentazione integrativa e prescrivere le misure necessarie a evitare danni durante il trasporto e a garantire la sicurezza e la corretta conservazione dei beni nella nuova sede.

La Soprintendenza può disporre che un funzionario dell’Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, un sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione e può prescrivere le misure necessarie affinché i locali siano dotati di requisiti adeguati alla corretta conservazione e alla sicurezza dei documenti. Per maggiori informazioni sui requisiti dei depositi d’archivio si rinvia alla pagina Sedi archivistiche, nella sezione Strumenti per... di questo sito.

In relazione alla natura e al valore dei beni, alle loro condizioni conservative, alle modalità di movimentazione e ai rischi connessi al trasporto, nonché alla natura del soggetto proprietario o detentore, con particolare riguardo ai soggetti privati, la Soprintendenza può richiedere che lo spostamento sia assistito da un’adeguata copertura assicurativa “all risks”.

La copertura dovrà essere valida dal momento del prelievo fino alla definitiva ricollocazione nella sede di destinazione, comprendendo le operazioni di imballaggio, carico, trasporto, scarico e sistemazione, ed essere commisurata al valore dei beni e ai rischi di danneggiamento, perdita, sottrazione o distruzione.

Al termine delle operazioni, il soggetto interessato è tenuto a comunicare alla Soprintendenza l’avvenuto spostamento e l’effettiva collocazione della documentazione nel luogo dichiarato.

Resta invece soggetto a preventiva autorizzazione, ai sensi dell’articolo 21, comma 1, lettera e), del Codice, il trasferimento di complessi archivistici ad altre persone giuridiche, pubbliche o private. Rientrano in questa fattispecie, tra gli altri, l’esternalizzazione dei servizi archivistici con trasferimento della custodia, il deposito stabile presso soggetti terzi e il trasferimento di archivi tra amministrazioni pubbliche.

La circolare richiama inoltre il nuovo termine di novanta giorni per l’adozione dei provvedimenti di autorizzazione al prestito di beni culturali destinati a mostre ed esposizioni, fermo restando l’obbligo di presentare la richiesta almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione.

 

Documenti:

Circolare della Direzione generale Archivi n. 28 del 7 agosto 2026;
Modulo di denuncia preventiva di spostamento di beni archivistici, ai sensi dell’articolo 21, comma 2, del d.lgs. 42/2004.

 

Versamento nei sistemi di conservazione digitale

È riconducibile al trasferimento previsto dall’articolo 21, comma 1, lettera e), del Codice anche il versamento di complessi organici di documenti informatici in un sistema di conservazione gestito da una persona giuridica diversa dal soggetto produttore, quando esso comporti il trasferimento della custodia o della detenzione qualificata dell’archivio e delle connesse responsabilità conservative. L’operazione è pertanto soggetta al preventivo rilascio dell’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente.

L’autorizzazione riguarda il trasferimento del complesso archivistico al soggetto conservatore e non il mero spostamento materiale dei beni disciplinato dal comma 2 dell’articolo 21. Restano fermi gli obblighi previsti dal Codice dell’amministrazione digitale e dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.